Guía paso a paso
Respuesta directa
El asiento contable de planillas registra las remuneraciones que la empresa paga a sus trabajadores dependientes. Se estructura en tres etapas:
1. Devengado: se reconoce el gasto por remuneraciones y los aportes del empleador. 2. Descuentos: se registran los descuentos al trabajador (ONP/AFP, ESSALUD, 5ta categoría). 3. Pago neto: se cancela al trabajador el sueldo neto después de descuentos.
Cuentas del PCGE aplicables
| Cuenta | Descripción | Cuándo se usa | |---|---|---| | 62 | Gastos de personal, directores y gerentes | Remuneraciones del período | | 621 | Remuneraciones | Sueldos y salarios del personal | | 622 | Otras remuneraciones | Horas extras, bonificaciones, asignaciones | | 623 | Indemnizaciones al personal | Liquidaciones y despidos | | 624 | Capacitación | Gastos de formación del personal | | 627 | Seguridad social y previsión social | ESSALUD, SENATI, SENCICO | | 628 | Retribuciones al directorio | Dietas de directores | | 629 | Beneficios sociales de los trabajadores | CTS, gratificaciones, vacaciones | | 40 | Tributos y aportes por pagar | ESSALUD, ONP, AFP, IR 5ta categoría | | 4017 | IR 5ta categoría | Retención del Impuesto a la Renta | | 403 | Instituciones públicas | ONP (Sistema Nacional de Pensiones) | | 4031 | ESSALUD | Aporte del 9% | | 404 | Instituciones privadas de previsión | AFP (Prima, Profuturo, Habitat, Integra) | | 41 | Remuneraciones y participaciones por pagar | Sueldo neto por pagar al trabajador | | 411 | Remuneraciones por pagar | Sueldo neto después de descuentos | | 414 | CTS por pagar | Compensación por Tiempo de Servicios | | 417 | Gratificaciones por pagar | Gratificaciones de julio y diciembre | | 94 | Gastos de administración | Destino del gasto de personal administrativo | | 95 | Gastos de ventas | Destino del gasto de personal de ventas | | 79 | Cargas imputables a cuentas de costo y gasto | Contrapartida del destino | | 10 | Efectivo y equivalente de efectivo | Pago de sueldos y aportes |
Caso práctico 1: planilla mensual con un trabajador (ONP)
Ejemplo: trabajador con aporte a ONP
La empresa Comercial Lima S.A.C. tiene un trabajador administrativo con sueldo bruto de S/ 2,500.00 mensuales. El trabajador está afiliado a la ONP (Sistema Nacional de Pensiones, 13%). La empresa paga ESSALUD (9%) como aporte del empleador.
Cálculos: - Sueldo bruto: S/ 2,500.00 - ONP (13%): S/ 325.00 - ESSALUD (9% del empleador): S/ 225.00 - Retención 5ta categoría: S/ 50.00 (variable según tabla) - Sueldo neto: S/ 2,500.00 - S/ 325.00 - S/ 50.00 = S/ 2,125.00
Paso 1: Devengado de remuneraciones
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 62 Gastos de personal | 2,500.00 | | 621 Remuneraciones | | | 41 Remuneraciones por pagar | | 2,125.00 | | 411 Sueldos por pagar | | | 40 Tributos y aportes por pagar | | 375.00 | | 4031 ONP | | 325.00 | | 4017 IR 5ta categoría | | 50.00 | | X/X Por devengado de remuneraciones del mes | |
Paso 2: Aporte del empleador (ESSALUD)
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 62 Gastos de personal | 225.00 | | 627 Seguridad social | | | 40 Tributos y aportes por pagar | | 225.00 | | 4031 ESSALUD | | | X/X Por ESSALUD del período | |
Paso 3: Destino del gasto
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 94 Gastos de administración | 2,725.00 | | 79 Cargas imputables a cuentas de costo y gasto | | 2,725.00 | | X/X Por destino del gasto de personal | |
Paso 4: Pago al trabajador
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 41 Remuneraciones por pagar | 2,125.00 | | 411 Sueldos por pagar | | | 10 Efectivo y equivalente de efectivo | | 2,125.00 | | X/X Por pago de sueldo neto al trabajador | |
> El pago de ONP y ESSALUD se realiza mediante el PDT 601 Formulario Simplificado dentro de los primeros 12 días hábiles del mes siguiente.
Caso práctico 2: planilla con AFP y asignación familiar
Ejemplo: trabajador afiliado a AFP con asignación familiar
La empresa Servicios Generales del Perú S.A.C. tiene un trabajador de ventas con sueldo básico de S/ 1,500.00, asignación familiar (10% del sueldo mínimo = S/ 113.00) y horas extras por S/ 200.00. El trabajador está afiliado a AFP Prima (aporte obligatorio 10% + comisión variable 1.65% + prima de seguro 1.10%).
Cálculos: - Sueldo básico: S/ 1,500.00 - Asignación familiar (10% RMV): S/ 113.00 - Horas extras: S/ 200.00 - Remuneración bruta: S/ 1,813.00 - Aporte AFP (10% + 1.65% + 1.10% = 12.75%): S/ 231.16 - ESSALUD (9% empleador): S/ 163.17 - Sueldo neto: S/ 1,813.00 - S/ 231.16 = S/ 1,581.84
Registro de remuneraciones
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 62 Gastos de personal | 1,813.00 | | 621 Remuneraciones | 1,500.00 | | 622 Otras remuneraciones | 313.00 | | 411 Sueldos por pagar | | 1,581.84 | | 404 AFP por pagar | | 231.16 | | X/X Por devengado de remuneraciones con AFP | |
ESSALUD del empleador
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 62 Gastos de personal | 163.17 | | 627 Seguridad social | | | 4031 ESSALUD por pagar | | 163.17 | | X/X Por ESSALUD del período | |
Destino del gasto (ventas)
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 95 Gastos de ventas | 1,976.17 | | 79 Cargas imputables a cuentas de costo y gasto | | 1,976.17 | | X/X Por destino del gasto de personal de ventas | |
> La AFP transfiere los aportes a la cuenta individual del trabajador. La empresa debe presentar el PLAME (PDT 601) dentro del plazo establecido por SUNAT.
Caso práctico 3: CTS y gratificaciones
Ejemplo: provisión de CTS y gratificaciones
La empresa calcula la CTS de mayo (semestre noviembre-abril) y la gratificación de julio para un trabajador administrativo con S/ 2,500.00 de sueldo.
CTS (semestral)
CTS = (Remuneración computable × meses trabajados) / 12 × 0.5 Para un semestre completo: CTS = S/ 2,500.00 × 6 / 12 = S/ 1,250.00 (depósito en entidad financiera)
Registro de CTS
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 62 Gastos de personal | 1,250.00 | | 629 Beneficios sociales | | | 414 CTS por pagar | | 1,250.00 | | X/X Por provisión de CTS del semestre | |
Al depositar:
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 414 CTS por pagar | 1,250.00 | | 10 Efectivo y equivalente de efectivo | | 1,250.00 | | X/X Por depósito de CTS | |
Gratificación de julio
Gratificación = S/ 2,500.00 (equivalente a un sueldo) Bonificación extraordinaria (9% ESSALUD sobre gratificación) = S/ 225.00
Registro de gratificación
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 62 Gastos de personal | 2,725.00 | | 629 Beneficios sociales | 2,500.00 | | 627 Seguridad social | 225.00 | | 417 Gratificaciones por pagar | | 2,500.00 | | 4031 ESSALUD por pagar | | 225.00 | | X/X Por gratificación de julio y bonificación extraordinaria | |
> La bonificación extraordinaria del 9% sobre la gratificación reemplaza el ESSALUD del mes de julio. Rige desde la Ley N° 30334.
ONP vs. AFP: diferencias para el asiento contable
| Aporte del trabajador | 13% de la remuneración | 10% (obligatorio) + comisión variable + prima de seguro |
| Aporte del empleador | ESSALUD 9% (separado) | ESSALUD 9% (separado) |
| Cuenta PCGE | 403 Instituciones públicas / 4031 ONP | 404 Instituciones privadas de previsión |
| Techo remunerativo | Aplica tope máximo (S/ 893.80 aprox.) | Aplica tope de 8 UIT para la comisión y prima |
| Declaración | PDT 601 - PLAME | PDT 601 - PLAME |
Checklist rápido antes de registrar la planilla
- Verificar que todos los trabajadores tengan contrato registrado en la planilla electrónica.
- Calcular correctamente los descuentos (ONP 13% o AFP según afiliación).
- Incluir ESSALUD (9%) como gasto del empleador, no como descuento al trabajador.
- Calcular la retención de 5ta categoría según la proyección anual.
- Registrar la CTS y gratificaciones en el mes que corresponda.
- Conciliar los montos declarados en PLAME (PDT 601) con los registros contables.
Preguntas frecuentes sobre el asiento contable de planillas
¿Qué cuenta PCGE uso para registrar los sueldos del personal?
La cuenta 62 Gastos de personal, directores y gerentes, subcuenta 621 Remuneraciones. Para beneficios sociales use 629, para seguridad social use 627.
¿ESSALUD se descuenta del trabajador o lo paga el empleador?
ESSALUD (9%) es un aporte del empleador que se calcula sobre la remuneración del trabajador. No se descuenta del sueldo del trabajador. Se declara y paga en el PDT 601.
¿Cuál es la diferencia entre ONP y AFP en el asiento contable?
La ONP usa la cuenta 4031 (aporte 13%), mientras que la AFP usa la cuenta 404 (aporte 10% + comisión + seguro). Ambos se descuentan de la remuneración del trabajador.
¿Cómo se registra la retención de 5ta categoría?
Se descuenta de la remuneración del trabajador y se registra en la cuenta 4017 IR 5ta categoría. Se declara y paga en el PDT 601 dentro de los primeros 12 días hábiles del mes siguiente.
¿La CTS se registra como gasto en el mes de provisión o al depositar?
Se registra como gasto en el mes de provisión (cuenta 62 contra 414 CTS por pagar). Al depositar efectivamente, se cancela la cuenta 414 contra efectivo.
¿Dónde declaro la planilla de remuneraciones?
En el PDT 601 - PLAME (Planilla Mensual de Pagos) a través del portal SUNAT. Se presenta dentro de los primeros 12 días hábiles del mes siguiente al que corresponde la planilla.
Referencias SUNAT y normativa aplicable
Base legal
- Ley del Impuesto a la Renta (TUO Decreto Supremo N° 179-2004-EF): Artículo 34° sobre retenciones de 5ta categoría.
- Ley de ESSALUD (Ley N° 26790): aporte del 9% sobre la remuneración del trabajador.
- Ley del Sistema Nacional de Pensiones (Decreto Ley N° 19990): ONP 13%.
- Ley del Sistema Privado de Pensiones (Decreto Supremo N° 054-97-EF): AFP.
- Ley de CTS (Ley N° 28712 y modificatorias): depósito semestral de CTS.
- Ley de Gratificaciones (Ley N° 27735): gratificaciones de julio y diciembre.
- Ley N° 30334: bonificación extraordinaria del 9% sobre gratificaciones.
- Plan Contable General Empresarial (PCGE): Resolución del Consejo Normativo de Contabilidad.
- PLAME SUNAT: https://orientacion.sunat.gob.pe/plame
- PDT 601: https://www.sunat.gob.pe/declaracion/pdt601/index.html
- Planilla Electrónica: https://www.sunat.gob.pe/planilla-electronica/
- Plan Contable General Empresarial (MEF): https://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/documentac/PCGE_Final111008.pdf
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Referencias
Fuentes y contexto
Cuando corresponde, se recomiendan canales oficiales o de destino.
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