Guía paso a paso
Respuesta directa
El asiento contable de viáticos depende de si se entrega un adelanto al trabajador (cuenta por cobrar) o se reembolsa contra comprobantes. La clave está en separar:
1. Entrega del viático: se registra como cuenta por cobrar al trabajador. 2. Rendición de gastos: el trabajador presenta comprobantes y se reconoce el gasto. 3. Diferencia: si el trabajador gastó menos, devuelve el saldo; si gastó más, la empresa reembolsa el exceso.
Cuentas del PCGE aplicables
| Cuenta | Descripción | Cuándo se usa | |---|---|---| | 16 | Cuentas por cobrar diversas - personal | Adelanto de viáticos al trabajador | | 161 | Préstamos al personal | Subcuenta para adelantos de viáticos | | 65 | Otros gastos de gestión | Gasto por viáticos rendidos | | 659 | Otros gastos de gestión | Subcuenta genérica para viáticos | | 6591 | Viáticos nacionales (divisionaria sugerida) | Viajes dentro del Perú | | 6592 | Viáticos internacionales (divisionaria sugerida) | Viajes al extranjero | | 6593 | Gastos de representación (divisionaria sugerida) | Atenciones a clientes durante viaje | | 40 | Tributos y aportes por pagar | IGV y retenciones | | 4011 | IGV - Cuenta propia | Crédito fiscal de comprobantes con IGV | | 4017 | Retenciones de IR 5ta categoría | Retención sobre viáticos que exceden límite | | 42 | Cuentas por pagar comerciales | Pasivo por comprobantes | | 94 | Gastos de administración | Destino del gasto | | 95 | Gastos de ventas | Destino del gasto | | 79 | Cargas imputables a cuentas de costo y gasto | Contrapartida del destino | | 10 | Efectivo y equivalente de efectivo | Pago de viático o reembolso |
Caso práctico 1: adelanto de viáticos nacionales con rendición
Ejemplo: viaje de negocios a Arequipa
La empresa Comercial del Sur S.A.C. entrega S/ 500.00 en efectivo al jefe de ventas como adelanto de viáticos para un viaje a Arequipa (3 días). Al regresar, el trabajador rinde gastos por S/ 480.00 con comprobantes (pasajes, hotel, alimentación) y devuelve S/ 20.00.
Paso 1: Entrega del adelanto
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 16 Cuentas por cobrar diversas - personal | 500.00 | | 161 Préstamos al personal | | | 10 Efectivo y equivalente de efectivo | | 500.00 | | X/X Por entrega de adelanto de viáticos al trabajador | |
Paso 2: Rendición de gastos (S/ 480.00 con comprobantes)
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 65 Otros gastos de gestión | 480.00 | | 659 Otros gastos de gestión | | | 6591 Viáticos nacionales | | | 16 Cuentas por cobrar diversas - personal | | 480.00 | | 161 Préstamos al personal | | | X/X Por rendición de viáticos contra adelanto | |
Paso 3: Devolución del saldo no utilizado
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 10 Efectivo y equivalente de efectivo | 20.00 | | 16 Cuentas por cobrar diversas - personal | | 20.00 | | 161 Préstamos al personal | | | X/X Por devolución de saldo no utilizado | |
Paso 4: Destino del gasto
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 95 Gastos de ventas | 480.00 | | 79 Cargas imputables a cuentas de costo y gasto | | 480.00 | | 7911 Cargas imputables | | | X/X Por destino del gasto de viáticos a ventas | |
Caso práctico 2: viáticos con IGV en comprobantes
Ejemplo: viáticos con facturas que tienen IGV
El mismo viaje a Arequipa genera comprobantes con IGV por S/ 300.00 (base S/ 254.24 + IGV S/ 45.76) y comprobantes sin IGV por S/ 180.00.
Rendición separando IGV
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 65 Otros gastos de gestión | 434.24 | | 659 Otros gastos de gestión | | | 6591 Viáticos nacionales | | | 40 Tributos y aportes por pagar | 45.76 | | 4011 IGV - Cuenta propia | | | 16 Cuentas por cobrar diversas - personal | | 480.00 | | 161 Préstamos al personal | | | X/X Por rendición de viáticos con IGV discriminado | |
> La base imponible se calcula: S/ 254.24 (con IGV) + S/ 180.00 (sin IGV) = S/ 434.24. El IGV de S/ 45.76 se registra como crédito fiscal.
Caso práctico 3: viáticos internacionales
Ejemplo: viaje a Chile para reunión de negocios
La empresa Exportadora Perú S.A.C. entrega USD 1,000.00 al gerente comercial para un viaje a Santiago de Chile (4 días). Tipo de cambio: S/ 3.75 por dólar. El trabajador rinde gastos por USD 950.00 y devuelve USD 50.00.
Paso 1: Entrega del adelanto en dólares
Registro en soles al TC de la fecha: - S/ 3,750.00 (USD 1,000.00 × 3.75)
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 16 Cuentas por cobrar diversas - personal | 3,750.00 | | 161 Préstamos al personal | | | 10 Efectivo y equivalente de efectivo | | 3,750.00 | | X/X Por entrega de viáticos internacionales | |
Paso 2: Rendición y destino
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 65 Otros gastos de gestión | 3,562.50 | | 659 Otros gastos de gestión | | | 6592 Viáticos internacionales | | | 16 Cuentas por cobrar diversas - personal | | 3,562.50 | | 161 Préstamos al personal | | | X/X Por rendición de viáticos internacionales (USD 950.00 × 3.75) | |
Paso 3: Devolución del saldo
| Cuenta | Debe | Haber | |---|---|---| | 10 Efectivo y equivalente de efectivo | 187.50 | | 16 Cuentas por cobrar diversas - personal | | 187.50 | | 161 Préstamos al personal | | | X/X Por devolución de USD 50.00 × 3.75 | |
> Si hay diferencia de tipo de cambio entre la fecha de entrega y la rendición, se registra como diferencia de cambio en la cuenta 77.
Per-diem vs. Reembolso: diferencias contables
| Sustento | No requiere comprobantes individuales (solo informe de viaje) | Requiere comprobantes de pago a nombre de la empresa |
| IGV | No aplica (no hay comprobante específico) | Crédito fiscal si el comprobante cumple requisitos SUNAT |
| Tributación para el trabajador | No constituye renta de 5ta si no supera límites SUNAT | No constituye renta de 5ta si está debidamente sustentado |
| Registro contable | Gasto directo en 659 sin cuenta por cobrar intermedia | Pasa por 16 (cuenta por cobrar) hasta rendición |
| Control interno | Requiere política escrita de montos por día | Requiere revisión de cada comprobante |
Checklist rápido antes de registrar
- El viático está aprobado por la política interna de viajes de la empresa.
- Los comprobantes están a nombre de la empresa y tienen RUC del adquirente.
- Los montos por día no superan los límites establecidos por SUNAT para no generar retención.
- Se guarda el informe de viaje con fechas, rutas, motivos y relación de gastos.
- Si hay diferencia de tipo de cambio en viáticos internacionales, se registra por separado.
Límites SUNAT y retención de IR 5ta categoría
Límites de viáticos según SUNAT
SUNAT establece montos máximos por día para que los viáticos no constituyan renta de 5ta categoría para el trabajador. Estos montos se actualizan periódicamente mediante Decreto Supremo.
Límites vigentes (referencia)
| Destino | Monto diario (referencia) | |---|---| | Viajes nacionales | Aprox. S/ 200-400 según la ciudad | | Viajes internacionales | Varía según el país (USD 100-400 por día) |
> Los límites exactos se publican en el TUO de la Ley del Impuesto a la Renta y sus modificatorias. Consulta la normativa vigente al momento de registrar.
Retención de IR 5ta categoría
Si los viáticos entregados superan los límites establecidos sin la debida sustentación, el exceso se considera renta de 5ta categoría para el trabajador y la empresa debe:
1. Calcular el exceso sobre el límite diario. 2. Retener el Impuesto a la Renta de 5ta categoría según la tasa del trabajador. 3. Registrar la retención en la cuenta 4017 Retenciones de IR 5ta categoría. 4. Depositar la retención en el PDT 621 dentro del plazo establecido.
> Para viáticos debidamente sustentados con comprobantes a nombre de la empresa, no se aplica retención aunque el monto supere los límites (siempre que el gasto corresponda al viaje).
Preguntas frecuentes sobre el asiento contable de viáticos
¿Los viáticos tienen IGV?
Los viáticos en sí mismos no tienen IGV. El IGV está en los comprobantes individuales (hotel, pasajes, alimentación) si están emitidos con IGV discriminado. El crédito fiscal aplica solo si el comprobante está a nombre de la empresa.
¿Qué cuenta PCGE uso para viáticos?
La cuenta 65 Otros gastos de gestión, subcuenta 659 Otros gastos de gestión, con divisionarias sugeridas: 6591 Viáticos nacionales, 6592 Viáticos internacionales, 6593 Gastos de representación.
¿Cómo registro el adelanto de viáticos?
Como una cuenta por cobrar al personal en la cuenta 16 Cuentas por cobrar diversas - personal / 161 Préstamos al personal. Al rendir, se cancela contra el gasto en 65.
¿Los viáticos internacionales necesitan registro especial?
Sí, se registran en moneda nacional al tipo de cambio de la fecha de entrega. La rendición puede generar diferencias de cambio que se registran en la cuenta 77.
¿Cuándo un viático genera retención de IR?
Cuando el trabajador recibe montos que superan los límites diarios establecidos por SUNAT sin sustentar el gasto con comprobantes. El exceso se considera renta de 5ta categoría.
Referencias SUNAT y normativa aplicable
Base legal
- Ley del Impuesto a la Renta (TUO Decreto Supremo N° 179-2004-EF): Artículo 34° y normas reglamentarias sobre viáticos que no constituyen renta de 5ta categoría.
- Reglamento de Comprobantes de Pago (Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT): requisitos para que los comprobantes de viáticos sustenten gasto y crédito fiscal.
- Ley del IGV (Decreto Supremo N° 055-99-EF): crédito fiscal en comprobantes de viáticos.
- Plan Contable General Empresarial (PCGE): Resolución del Consejo Normativo de Contabilidad.
- Documentos autorizados SUNAT: https://orientacion.sunat.gob.pe/02-documentos-autorizados-que-sustentan-costo-o-gasto-y-permiten-credito-fiscal
- Comprobantes electrónicos: https://cpe.sunat.gob.pe/noticias/comprobantes-desde-los-sistemas-del-contribuyente
- Plan Contable General Empresarial (MEF): https://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/documentac/PCGE_Final111008.pdf
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Referencias
Fuentes y contexto
Cuando corresponde, se recomiendan canales oficiales o de destino.
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